皆さんはプロジェクトに関わることが多いかと思います。
そのプロジェクトで進捗管理を中心にしたプロジェクト会議を実施しないプロジェクトはないかと思います。
皆さんは、そうした会議に参加して違和感を持ったり、嫌な時間と感じたり、ムダな時間と感じたりしたことはありませんか。
PMOなどプロジェクト管理を専門とする人が開催する会議に参加するとより感じることがあります。私が感じる違和感は以下の5点です。
① 報告資料は必ずPPT
心の声：進捗をPPTでまとめるということは直前に転記。転記なんて絶対イヤだ！
転記の例
- タスク総件数を転記
- タスクの完了件数を転記
- 進捗率を転記
- スケジュール表に実積を転記
- 稲妻線を転記
- タスク別課題を毎回転記（そのため転記漏れや転記ミス）
など
この改善通信でも何回もお話したように「転記はムダ」です。
② 報告資料の不備（書式、転記ミスや対策なしなど）をその場で指摘
心の声：転記するからだよ。管理者が知りたいことは決まっている「遅れた状況より先の見通し」だろう！
③ 好まれる「進捗率」管理
心の声：進捗を数字にすると人は安心。進捗率の分母が決まらない工程まで進捗率。ありえない。進捗率に仕掛率なんて含めるな。そもそも週単位のプロジェクト管理で仕掛りになるような線表は長すぎる。一週間以内の長さにしないと。
④ 進捗遅れに対して見通しと対策を指摘
心の声：見通しの甘さの指摘はもっともだが、見通しなしに進捗報告するなんて！
⑤ 未完了の課題を毎回棚卸（内容説明・内容理解・完了基準の確認・担当者確認・完了見込確認）
心の声：ベンダーに甘えすぎ、自分のタスクは自分で報告しろ。完了基準は最初に決めとけ。担当者は完了見込を必ず書いとけよ。
多くの人は、進捗管理は管理者の仕事と考えています。
私は「プロジェクトを予定通りゴールさせる」ことが管理者の仕事だと考えます。
その１つの手段が進捗管理です。
進捗は「セルフ管理」だと考えます。つまり、各自で「予定」を立て、予定に沿って「実践」し、「予定通りに進んでいるか」を自ら確認し、予定通りに行かないと気づいたときは「自ら対策を考える」ことですが、対策が思いつかないときには「管理者に都度相談する」ことです。
決して、進捗を全員招集したプロジェクト会議でチェックすることが仕事ではあありません。
改めて進捗管理における私の心の声です。
- 進捗管理はセルフ管理を徹底しよう
- 管理者は、毎日１回は声掛けしよう
- 転記はムダ、とにかくやめよう
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