改善通信の第二弾です
我々が行っている作業には多くのムダが潜んでいると考えています。
多くのムダを整理すると次のような10のムダがあります。
- 情報収集作業のムダ
- 転記のムダ
- チェックのムダ
- 情報停滞のムダ
- 手待ちのムダ
- 情報伝達作業のムダ
- 情報不良をつくるムダ
- 意思決定そのもののムダ
- 資料そのもののムダ
- 会議のムダ
この中でムダの権化ともいうべきものが「転記のムダ」です。
その訳についてお話しましょう
「転記 」 をするということは元となる資料や情報が必要です。つまり、転記元の情報を収集しないといけません。そして、転記すると転記ミスの恐れがあるためチェック作業が不可欠です。つまり、転記の前後に三つ子のようにムダが集まります。
ゆえに、転記作業がなくなると同時に前後のムダも削減できるわけです。
さらに、この転記作業で作成した資料は誰かが必要としている訳です。つまり、収集・転記・チェックの作業の間、手待ちが生じていることになります。
待っている間は別の作業をしているから、問題ないと考えられる方もいると思いますが、そうではありません。手待ちが生じているということは、その資料により何かの判断や意思決定をする場合、その作業が遅れることになります。
意思決定の遅れは、組織や個人にとって致命傷となりかねません。
情報は生鮮食料品です。
鮮度が落ちた情報で行う意思決定は手遅れやミスを生じます。
皆さんも「転記作業」を見つけたら、無条件になくす知恵を出しましょう。
転記作業を無くせば、芋づる式に前後のムダも根こそぎ退治できます。
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